Mehr Energie für interne Audits
Erstellt: QM Elfe · Freigabe: QM Guru
Was Sie in dieser Schulung lernen
Diese Schulung macht Sie fit für professionelle interne Audits - von der Planung bis zur Wirksamkeitsprüfung. Mit echten Praxisfragen aus über 1.000 durchgeführten Audits.
"So wenig wie möglich, so viel wie nötig."
Audits sollen positiv angekündigt werden - nicht nur auf "Fehler finden" abzielen!
Die 10 Module im Überblick
Grundlagen
Normen
Planung
Vorbereitung
Durchführung
Fragetechnik
Auditfragen
Dokumentation
Nachbereitung
Zertifikat
📝 Anmeldung für Ihr Zertifikat
Bitte geben Sie Ihre Daten ein. Nach bestandenem Abschlusstest erhalten Sie Ihr persönliches Zertifikat per E-Mail.
* Pflichtfelder. Ihre Daten werden nur für das Zertifikat verwendet.
Nach bestandenem Test (mind. 80%) wird Ihr Zertifikat automatisch erstellt und an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.
Vorwissen abfragen
Was wissen Sie bereits zum Thema internes Audit?
Keine Sorge - diese Schulung ist für Einsteiger und Fortgeschrittene geeignet!
Grundlagen des Audits
Was ist ein internes Audit?
Was ist ein internes Audit?
- Bestandsaufnahme der momentanen Situation
- Überprüfung der Prozesse und Dokumente
- Stichprobenprüfung - nicht alles kann geprüft werden
- Verbesserungspotential und Nichtkonformitäten aufdecken
- Mindestens 1x pro Jahr durchführen
- Nicht die eigenen Tätigkeiten auditieren!
Die drei Auditarten
| Art | Bezeichnung | Wer auditiert? |
|---|---|---|
| 1st Party | Internes Audit | Eigene Mitarbeiter |
| 2nd Party | Lieferantenaudit | Kunde beim Lieferanten |
| 3rd Party | Zertifizierungsaudit | TÜV, DEKRA etc. |
Die drei Ziele des internen Audits
- Konformitätsprüfung: Erfüllt das QM-System die Normanforderungen?
- Wirksamkeitsprüfung: Werden die Qualitätsziele erreicht?
- Verbesserung: Wo gibt es Optimierungspotential?
Ein Audit ist keine Fehlersuche bei Mitarbeitern! Es ist ein Werkzeug zur Verbesserung der Prozesse.
🎯 Wissenstest
Was ist das Hauptziel eines internen Audits?
Normative Grundlagen
ISO 9001 und ISO 19011
ISO 9001:2015, Kapitel 9.2
"Die Organisation muss in geplanten Abständen interne Audits durchführen, um Informationen darüber zu erhalten, ob das QMS die Anforderungen erfüllt und wirksam verwirklicht wird."
Die 6 Auditprinzipien nach ISO 19011
| Nr. | Prinzip | Bedeutung |
|---|---|---|
| 1 | Integrität | Ethisch, fair und ehrlich handeln |
| 2 | Sachlichkeit | Wahrheitsgemäß und genau berichten |
| 3 | Sorgfalt | Angemessene professionelle Sorgfalt |
| 4 | Vertraulichkeit | Umsichtiger Umgang mit Informationen |
| 5 | Unabhängigkeit | Nicht den eigenen Bereich auditieren! |
| 6 | Faktenbasiert | Nachweise sind verifizierbar |
Kompetenzen des Auditors
- Fachkenntnisse: ISO 9001 verstehen, Prozesse kennen
- Methoden: Fragetechniken, Auditmethoden
- Soziale Kompetenz: Kommunikation, Empathie, aktives Zuhören
- Persönlich: Unparteilich, offen, diplomatisch
Ein Auditor darf niemals seinen eigenen Arbeitsbereich auditieren!
🎯 Wissenstest
Warum darf ein Auditor seinen eigenen Bereich nicht auditieren?
Auditplanung
Auditprogramm und Auditplan
Führungsebene einbeziehen
- Vorgespräch mit der Führung führen
- Ziele abfragen und Schwerpunkte festlegen
- Nutzen darlegen (Wirtschaftlichkeit, Image, Risiken)
- Führungskräfte zu Beteiligten machen - als Experten!
Zwei Planungsebenen
| Ebene | Dokument | Inhalt |
|---|---|---|
| Strategisch | Auditprogramm | Jahresplan aller Audits (alle Bereiche, Termine, Auditoren) |
| Operativ | Auditplan | Detailplan für ein Einzelaudit (Ziele, Ablauf, Teilnehmer) |
Wichtige Themen sollten intensiver auditiert werden! Kritische Prozesse und Bereiche mit häufigen Abweichungen öfter einplanen.
Auditprogramm (Jahresplan) - Beispiel
| Thema / Prozess | 2024 | 2025 | 2026 |
|---|---|---|---|
| Kontext & Interessierte Parteien | ✓ | ✓ | ✓ |
| Risiken und Chancen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Schulungen & Kompetenzen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kundenzufriedenheit | ✓ | ✓ | ✓ |
| Lieferantenbewertung | ✓ | - | ✓ |
| Datenschutz | ✓ | - | ✓ |
| Prüfmittelüberwachung | - | ✓ | - |
Auditplan (Einzelaudit)
- Auditziele: Was genau soll geprüft werden?
- Auditkriterien: Relevante Normkapitel
- Zeitplan: Datum, Uhrzeit, Dauer
- Auditteam: Wer führt das Audit durch?
- Ansprechpartner: Im auditierten Bereich
- Methode: Vor Ort oder Remote
Auditplan mindestens 2 Wochen vorher an alle Beteiligten senden!
🎯 Wissenstest
Wann sollte der Auditplan kommuniziert werden?
Auditvorbereitung
Gesprächspartner und Anmeldung
Angemeldetes oder unangemeldetes Audit?
| Angemeldetes Audit | |
|---|---|
| Vorteile ✓ | Nachteile ✗ |
| Mitarbeiter können sich vorbereiten | Man sieht nur das, was vorbereitet ist |
| Weniger Nervosität | Audit evtl. nicht authentisch |
| Mitarbeiter hat Zeit eingeplant | Manche "lernen" nur für das Audit |
| Erleichterte Planung | - |
Fragen Sie sich: Ist es das erste Audit? Ist die Person neu? Gab es Vorfälle? → Bei "Ja": Immer anmelden!
Wer ist mein Gesprächspartner?
- Kenne ich die Person bereits?
- Welchen Charakter hat diese Person?
- In welcher Abteilung arbeitet sie?
- Ist die Person neu im Betrieb?
- Hat die Person schon ein Audit mitgemacht?
- Welche Normkapitel kann ich bei dieser Person abfragen?
- Was muss mein Gesprächspartner wissen?
Checkliste: Vorbereitung
🎯 Wissenstest
Wann ist ein unangemeldetes Audit NICHT empfehlenswert?
Auditdurchführung
Phasen, Methoden und Gesprächsführung
Die 5 Phasen eines Audits
Eröffnung
Sammlung
Auswertung
Abschluss
Bericht
Remote vs. Vor-Ort Audit
| 🖥️ Remote | 🏢 Vor Ort |
|---|---|
| + Beliebig viele Teilnehmer | + Persönliches Kennenlernen |
| + Keine Reisekosten | + Vor-Ort Begehung möglich |
| + Auch in Krisenzeiten | + Weniger technische Probleme |
| − Evtl. Ablenkung | − Höhere Kosten |
| − Nur bedingtes Kennenlernen | − Weite Anreisen |
Spezielle Auditmethoden
Die Turtle-Methode zur Prozessanalyse
👤 Mit WEM?
- Verantwortliche
- Kompetenzen
- Schulungen
📥 INPUT
- Auslöser
- Eingaben
- Vorgaben
⚙️ PROZESS
Was wird gemacht?
Wie wird es gemacht?
📤 OUTPUT
- Ergebnisse
- Nachweise
- Kennzahlen
🛠️ Mit WAS?
- Ressourcen
- Dokumente
- Infrastruktur
Tipps für das Auditgespräch
| Phase | Tipps |
|---|---|
| Beginn | Transparenz schaffen, Icebreaker, positiver Start |
| Während | Aktives Zuhören, dem Gesprächsverlauf folgen |
| Ende | Positive Verstärkung, Ergebnisse zusammenfassen |
Nicht stur nach Checkliste vorgehen! Zusammen Lösungen erarbeiten, nicht nur Fehler suchen. Starke Leistungen würdigen!
🎯 Wissenstest
Was ist ein Vorteil des "Rückwärts-Auditierens"?
Fragetechniken
Die 5 Fragearten und aktives Zuhören
Die goldene Regel
80% redet der Auditierte
20% redet der Auditor
Die 5 Fragearten
| Frageart | Beispiel | Bewertung |
|---|---|---|
| Offene Frage | "Wie läuft der Prozess ab?" | ✓ Ideal! |
| Geschlossene Frage | "Haben Sie eine Anweisung?" | ○ Ja/Nein |
| Alternativfrage | "Montag oder Dienstag?" | ○ Eingrenzung |
| Sokrates-Frage | "Habe ich Sie richtig verstanden, dass...?" | ✓ Gut! |
| Suggestivfrage | "Sie führen sicherlich eine Kontrolle durch, oder?" | ✗ Vermeiden! |
Die wichtigsten W-Fragen
- WER ist verantwortlich? Wer ist der Stellvertreter?
- WAS sind die Eingaben und Ergebnisse?
- WIE wird der Prozess durchgeführt?
- WANN wird es gemacht? Wie oft?
- WO findet der Prozess statt? Wo ist dokumentiert?
- WOMIT wird gearbeitet? Welche Hilfsmittel?
- KÖNNEN SIE MIR ZEIGEN...? (Nachweise!)
Zu viele "Warum?"-Fragen wirken wie ein Verhör! Besser: "Aus welchem Grund...", "Was war der Anlass..."
Aktives Zuhören
- Blickkontakt halten (nicht auf Laptop starren)
- Nicht unterbrechen - ausreden lassen
- Paraphrasieren: "Wenn ich Sie richtig verstehe..."
- Notizen machen
- Nachfragen bei Unklarheiten
Jedes Gespräch sollte positiv enden. Starke Leistungen würdigen!
🎯 Wissenstest
Welche Frageart ist für Audits am besten geeignet?
Praxis-Auditfragen
Was wird der Auditor fragen? - Echte Fragen aus 30 Jahren Erfahrung
Diese Themen werden IMMER gefragt
Zu jedem Thema kann sich der Auditor Dokumente als Nachweis zeigen lassen!
📚 Schulungen & Kompetenzen (Kap. 7.2)
🎯 Typische Auditfragen:
- Wie planen Sie Schulungen?
- Woher weiß man, dass eine Schulung schlecht war?
- Gibt es eine Übersicht über die Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter?
- Welche Fähigkeiten braucht ein MA für diese Tätigkeit?
- Wie werden neue Mitarbeiter eingearbeitet?
Schulungsplan, Qualifikationsmatrix, Schulungsnachweise, Einarbeitungsplan
😊 Kundenzufriedenheit (Kap. 9.1.2)
🎯 Typische Auditfragen:
- Wie ermitteln Sie die Kundenzufriedenheit?
- Erstellen Sie eine Auswertung darüber?
- Mussten Maßnahmen eingeleitet werden?
- Wie kommunizieren Sie mit Ihren Kunden?
Kundenbefragung, Auswertung, Reklamationsliste, Maßnahmenplan
🎯 Qualitätsziele (Kap. 6.2)
🎯 Typische Auditfragen:
- Wurden die Unternehmens-/Qualitätsziele festgelegt?
- Haben Sie Maßnahmen festgelegt, wie Sie diese Ziele erreichen?
- Gibt es sonstige Unterlagen? (z.B. Budgetplan)
- Sind die Ziele den Mitarbeitern bekannt? (zumindest die, die sie betreffen)
Qualitätsziele-Dokument, Maßnahmenplan, Kennzahlen, Managementbewertung
📄 Dokumente & Aufzeichnungen (Kap. 7.5)
🎯 Typische Auditfragen:
- Was passiert mit veralteten Dokumenten?
- Wo sind die Aufbewahrungsfristen festgelegt?
- Wie werden Dokumente gelenkt?
- Kennen die Mitarbeiter das QM-Handbuch?
🚚 Lieferanten (Kap. 8.4)
🎯 Typische Auditfragen:
- Welche Lieferanten gibt es?
- Haben Sie eine Lieferantenbewertung erstellt?
- Gab es in letzter Zeit Probleme mit einem Lieferanten?
- Was wurde zur Verbesserung unternommen?
⚖️ Gesetzliche Anforderungen (Kap. 4.2)
🎯 Typische Auditfragen:
- Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für Ihr Unternehmen?
- Welche behördlichen Anforderungen gelten?
- Stellt Ihr Kunde die Anforderung, dass Sie nach bestimmten Normen arbeiten?
- Welche anderen Richtlinien gelten? (z.B. REACH)
- Wie stellen Sie sicher, dass Sie nach aktuell gültigen Anforderungen arbeiten?
🏭 Produktion / Dienstleistung (Kap. 8)
🎯 Typische Auditfragen:
- Wie merken die MA, dass sie auf etwas Besonderes achten müssen?
- Was passiert mit internen Fehlern / fehlerhaften Produkten?
- Werden die Fehlerkosten erfasst?
- Stellt Ihr Kunde Ware zur Verfügung? (Kundeneigentum)
- Gibt es eine Wareneingangsprüfung und wie sieht sie aus?
- Wie werden die Maschinen/Autos gewartet?
- Liegen Wartungspläne / Wartungsverträge vor?
📋 Allgemeine Fragen zum QMS
🎯 Diese Fragen kommen IMMER:
- Sind Verantwortlichkeiten festgelegt?
- Wurde ein internes Audit im gesamten Unternehmen durchgeführt?
- Haben Sie eine Managementbewertung erstellt?
- Gibt es regelmäßige Besprechungen?
- Wie erfahren Mitarbeiter Wichtiges/Interessantes?
- Sind die Aufgaben des QMB definiert?
🎯 Wissenstest
Welche Frage wird bei jedem Audit zur Kundenzufriedenheit gestellt?
Dokumentation & Nachbereitung
Feststellungen, Auditbericht, PDCA
Arten von Feststellungen
| Kategorie | Beschreibung | Maßnahme |
|---|---|---|
| ✓ Konformität | Anforderung erfüllt | Keine erforderlich |
| 💡 Verbesserung (VP) | Optimierungspotential | Empfehlung |
| ⚠️ Minor (Hinweis) | Geringfügige Abweichung, Einzelfall | Empfohlen |
| ❌ Major (NC) | Erhebliche Abweichung, System betroffen | Erforderlich! |
Feststellungen richtig formulieren
Eine gute Feststellung enthält drei Elemente:
- WAS wurde festgestellt? (konkreter Nachweis)
- WOGEGEN verstößt es? (Normkapitel)
- WELCHE AUSWIRKUNG hat es? (Risiko)
Beispiel: Feststellung formulieren
❌ Schlecht: "Die Schulungen sind nicht in Ordnung."
✓ Gut: "Für 3 von 5 geprüften Mitarbeitern fehlen Schulungsnachweise gemäß Schulungsplan (Kap. 7.2). Risiko: Qualitätsprobleme durch fehlende Kompetenz."
Der Auditbericht enthält
Maßnahmen immer mit Terminen und Verantwortlichen festlegen!
Der PDCA-Zyklus
📋 PLAN
Analysieren, Konzept entwickeln
⚙️ DO
Umsetzen, Testen
🔍 CHECK
Prüfen, Bewerten
🚀 ACT
Standard einführen
Nachverfolgung der Maßnahmen
- Zuständigkeit der Nachverfolgung klären
- Prüfen der Wirksamkeit (erst nach 4-8 Wochen!)
- Wenn Maßnahmen nicht umgesetzt: Gründe ermitteln!
Wenn nach dem Audit nichts mehr passiert, verlieren "Audit" und "QM" im Unternehmen ihre Bedeutsamkeit!
Wann ist eine Maßnahme abgeschlossen?
Eine Maßnahme ist erst abgeschlossen, wenn die Wirksamkeit nachgewiesen wurde!
- Ist das Problem wirklich behoben?
- Tritt die Abweichung nicht mehr auf?
- Ist die Maßnahme nachhaltig?
🎯 Wissenstest
Wann ist eine Korrekturmaßnahme abgeschlossen?